MODUL GENERAL LEDGER

9. 1 Tujuan

1.      Menetapkan rekening yang sesuai dengan perusahaan.

2.      Menuliskan dan membentuk masukan untuk general ledger serta menetapkan nama dan kode rekening untuk pembayaran dimuka dan rekening actual general ledger.

9. 2 Teori

            Buku besar merupakan kumpulan rekening – rekening yang dugunkan untuk menyortasi dan meringkas informasi ynag telah dicatat dalam jurnal.  Buku pembantu adalah suatu cabang buku besar yang berisi rincian rekening tertentu yang ada dalam buku besar.  Dengan demikian baik buku besar maupun buku pembantu terdiri dari rekening.

9.3 Card

      Menambah Rekening Baru

1. Dari modul GL klik clear untuk memastikan tidak terdapat rekening yang dipilih
2. Klik ikon account card
3. Pada isian account code isikan 4 sampai 6 digit angka kode.
4. Pada isian name isikan nama rekeningnya.
5. Pada keterangan mengenai account type secara otomatis akan tmapil tipe rekening tersebut.  Ada 3 tipe yakni: General Account, Bank Account, Control Account
6. Klik save
7. Klik Close untuk menutup.

Mengisikan Saldo Rekening

1. Klik tombol O/B yang berada sebelah kanan isian current balance.  Klik yes untuk mengisikan saldo dengan menghapus saldo sebelumnya.
2. Isikan bidang yang tersedia yakni: Ref, Date, Debit, Credit.
3. Klik save untuk menyimpan saldo.

Mengedit Rekening

1. Pada jendela GL klik clear lalu klik rekening yang akan diedit.
2. Klik tab Account Card
3. Editlah informasi pada isian dengan ketentuan : account code menampilkan kode rekening yang anda pilih, Account name menampilkan nama rekening, Current balance menampilkan saldo rekening saat ini, Account type menampilkan tipe rekening tersebut.
4. Klik save
5. Klik Close

Menghapus Rekening

Anda dapat menghapus rekening jika:

1. Rekening tersebut bukan control account
2. Rekening tidak emmpunyai saldo

Langkah-langkah yang ditempuh:

1. Pada jendela GL klik clear.
2. Klik ikon card
3. Klik delete
4. Klik yes untuk menghapus, no untuk batal menghapus.

9. 4 Menampilkan Aktivitas Transaksi Rekening

1.      Pada jendela GL klik tombol activity

2.      Isikan sesuai dengan range ynag diinginkan klik ok untuk menampilkan

3.      Setelah itu DEA akan menampilkan jendela activity

4.      Untuk menampilkan transaksi dalam range yang lain anda bisa mengklik tombol range yang lain kemudian mengisikan isian-isian pada dialog.

5.      Klik close untuk keluar.

9. 5 Journal

      Mencatat Transaksi dengan Jurnal

1.      Dari jendela GL klik ikon journal

2.      Isikan rincian transaksi pada tabel transaksi yang ada

3.      Klik save untuk menyimpan, clear jika ingin membatalkan

4.      Close

Membuat Template Jurnal

Untuk jurnal yang sering anda buat anda dapat menghemat waktu dengan membuat template.  Langkah-langkah nya:

1.      Isikan rincian dari jurnal dengan sistematika yang sesuai

2.      Pilih menu edit/memorize

3.      Isikan informasi pada isian yang sesuai

4.      Klik Ok.

9. 6 Prepayments

      Digunakan untuk menetapkan rekening pembayaran dimuka.

      Membuat Prepayment

1. Dari jendela GL kilik ikon prepayment
2. pada tabel prepayment isilah data informasi yang ada.
3. Klik save
4. Klik Close

Menghapus Prepayment

1. Aktifkan jendela prepayment dari GL
2. Klik baris yang akan dihapus
3. Pilih menu edit/cut row atau F8
4. Klik save
5. Klik close

9. 7 Accruals

       Digunakan untuk menetapkan rekening pendapatan diterima dimuka serta biaya-biaya yang masih harus dibayar (utang biaya).

      Membuat Akrual

1.      Dari jendela GL klik ikon accrual

2.      Pada tabel akrual isikan informasi yang ada.

3.      Klik save

4.      Klik Clear

9. 8 Chart Of Account

       Ikon ini digunakan untk menampilkan jendela chart of account ynag digunakan utnuk pemeliharaan data struktur kode rekening.

      Mengedit Struktur Kode Rekening

1. Dari jendela GL klik ikon chart of account
2. Klik nama struktur kode rekening yang akan diedit
3. Klik edit
4. Pada area title, isikan judul struktur kode
5. Pada area category type, isikan tmapilan yang muncul.
6. Klik Save
7. Clear

Menambah Struktur Kode Rekening

1. Klik ikon chart of account
2. Klik add
3. Isikan struktur kode yang baru
4. Klik OK
5. Maka DEA akan memprosesnya

9.  9  Report

       DEA mempunyai laporan standar yang disediakan yakni : General Ledger Activity, General Ledger Journal Entries, Account Balance, Account List

      Membuat Laporan

1. Klik ikon report
2. Klik laporan yang diinginkan
3. Klik output yang diinginkan
4. Klik run
5. Klik Ok

Mengedit Laporan

1. Klik Laporan yang diedit
2. Klik edit
3. Template laporan yang anda pilih akan tampil. Dan editlah sesuai keperluan.
4. Simpan dan keluarlah jika selesai.